Newspaper Logistics
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Newspaper that can be easily delivered with ubipress by ubinam

Newspaper Logistics

Overnight Delivery in Two Steps

For the reader it's improtant to recieve his newspaper in time. Behind that there are some challenges that most readers don't even think about.

Das Druckzentrum übergibt die gebündelten Zeitungen den Auslieferspeditionen. Diese bringen die Pakete zu Verteilerstellen, wo sie von Zustellern übernommen und bis zu den Lesern gebracht werden.
Der Spediteur ist das Verbindungsglied zwischen der Druckerei und den Zustellern. Jeder Spediteur ist dafür verantwortlich, dass die Zeitungen jede Nacht richtig und pünktlich verteilt werden. Fällt z.B. ein Fahrer aus, muss für Ersatz gesorgt werden.
Ebenso flexibel, schnell und effizient muss auf Pannen und Verspätungen reagiert werden.

well-known publishing houses

printing process at the Süddeutsche Zeitung: Newspapers on a production line

The app ubipress was developed by ubinam in cooperation with a renowned German publishing house. It supports the two step delivery of newspapers and eases up the work of every part of the value creation chain. 
Have a look at video on the right for further information.

watch our video

features of ubipress

Screen 1: starting work, screen 2: Menu, screen 3: Map with goal and navigation-button, screen 4: word orders

Die App ubipress bietet dem Fahrer immer die passenden Informationen zur ausgewählten Route. Auf Wunsch ist eine Navigation möglich.
Durch die App kann jeder Fahrer telephonisch über sein Smartphone erreicht werden. Ebenso wird eine direkte Zeiterfassung ermöglicht.

  • Begleitet den Fahrer von Abladestelle zu Abladestelle
  • Je Abladestelle Anzeige aller Objekte, Mengendaten und Gewicht
  • Verspätungsmeldung wird automatisch angefordert
  • Navigation auf Wunsch
  • Auch geeignet für Ersatzfahrer, die die Route nicht kennen

subcontractor management

White van waiting for his newspapers

Die wenigsten Verlagshäuser fahren ihre Zeitungen nur mit eigenen Fahrzeugen aus. Die meisten beschäftigen Subunternehmer. Hierbei gibt es sowohl kurzfristige als auch langfristige Verträge. Mit der App ubipress kann der Logistiker flexibel Aufträge vergeben.
Die Subunternehmer werden hierarchisch konfiguriert. So haben Sie als Zeitungslogistiker alles im Blick. Ihre Subunternehmer sehen jedoch nur bestimmte Aufträge, Ziele und Fahrten. Im Sinne des Datenschutzes bekommen sie nur die Informationen, die sie wirklich brauchen.

Die Disposition erfordert auch tagesaktuelle Flexibilität und kurzfristiges Umdisponieren. Der Disponent kann dem Subunternehmer zu jeder Zeit einzelne Aufträge, Touren oder Fahrzeuge zuordnen. So kann er auf kurzfristige Notwendigkeiten wie Fahrzeugausfälle oder schwere Ladungen reagieren. Aber auch außerordentliche Aufträge, die sonst nicht im Tagesgeschäft vorkommen, verteilen.

Graphical tour planning

Example for digital tour planning on ubinam Tracking live platform with a four destination route

The digital map on ubinam Tracking Live platform makes tour planning easy. In just a few steps you can compare different routes, add or remove stops, decide which streets to drive or wheather to take the Autobahn or not. You can figure out the best route for your requirements and needs and for that of your customers.

  1. Create orders on the map or import them electronically.
  2. Allocate orders to drivers with one click.
  3. Arrange and optimise the sequence orders by drag and drop.
  4. Change everything you need to at any time. These changes will be sent to driver's navigation system immediately.

That allows you to predict the time and distancde to travel to destination.

Immediate feedback

A notice an the display on the computer of the disponent

ubipress sendet folgende automatische bzw. halbautomatische Nachrichten an ubinam Tracking Live:

  • Beim Verlassen des Zeitungsverlages, der Druckerei
  • Beim Erreichen und beim Verlassen jeder Abladestelle
  • Bei Verspätungen: Die App fordert den Fahrer in diesem Fall zur Angabe eines Grundes auf

Diese Benachrichtigungen erleichtern verschiedenen Stellen die Arbeit: Der Nachtschicht, der Frühschicht und dem Fahrer. Zudem werden Fehler reduziert, weil der Fahrer nicht mehr selbst daran denken muss. Diese Informationen fließen in die Standardberichte von ubinam ein. Sie können zusätzlich über eine Schnittstelle in verlagseigene Logistiksysteme importiert werden.

Working Time Recording

example for work order dispatching with ubinam Tracking live on two displays on a managers desk

Eine erfolgreiche Disposition verlangt den kompletten Überblick über die Auslastung der Fahrer. Mit dem ubinam Zeiterfassungssystem können Sie jederzeit die Auslastung Ihrer Mitarbeiter überprüfen. Wer hat wann, wo und wie lange gearbeitet. Anhand verschiedener Berichtsmodelle können Sie sich beispielsweise die Schichtzeiten aller Mitarbeiter von einem Tag auswerten lassen. Ihre Fahrer und Disponenten verbringen weniger Zeit am Telefon und haben so mehr Zeit, sich um Ihre Kunden zu kümmern.

analysis & reports

two sheets with reports of the arrival and the departure of drivers

Der aktuelle Standort Ihrer Fahrer ist jederzeit auf der Online-Plattform ubinam Tracking Live einsehbar bzw. nachverfolgbar. Der Nachtdienst kann online mitverfolgen, ob alles reibungslos verläuft. Bei größeren Verzögerungen greift der Nachtdienst ein und koordiniert notwendige Maßnahmen.

Jeden Morgen stehen mindestens zwei Berichte zur Verfügung: Abfahrtsbericht (wann verlässt der Fahrer das Druckzentrum) und der Ankunftsbericht (wann kommt der Fahrer an der Abladestelle an?), jeweils mit Nennung der Verspätungsgründe. So können Sie die Qualität Ihrer Zustellung anhand eines Soll-Ist-Vergleichs genauer beurteilen und gezielt verbessern, ohne dass Sie lange nach Fehlerquellen forschen müssen. Ebenso erkennen Sie schnell Brennpunkte Ihrer Auslieferlogistik.

Benefits for the driver

  • Jeder Fahrer kann jede beliebige Route übernehmen.
  • Er kann sich zu seinen Zielen navigieren lassen.
  • Er erfährt genau, welche Ziele bis wann erreicht werden müssen, um im Zeitplan zu bleiben.
  • Durch die GPS-Position erkennt die App automatisch, wenn eine Zustellung erfolgt ist.
  • Den Grund für Verzögerungen, kann er direkt in seiner App eintragen.

Benefits for the logistics

  • Die Daten werden dem Zeitungslogistiker zur Verfügung gestellt.
  • Dadurch wird der Prozess transparenter.
  • Es müssen keine manuellen Berichte mehr erstellt werden. Auslieferpapiere werden reduziert.
  • Fehlerursachen werden direkt in den Bericht aufgenommen.
  • Bei Problemen kann sich der Nachtdienst direkt mit dem Fahrer in Verbindung setzen und gegebenenfalls helfen.
  • Auf Basis der Berichte können z.B. Routen optimiert werden.

Full process integration & customised solutions

two hands holding matching pieces of a puzzle as symbols of integration

Every industry has its own processes. And every company follows its own policies, uses its own software accordingly. ubinam understands your businesses and helps you integrating the telematic solutions you choose in your IT.

  • Your processes can electronically integrated, exporting and importing data. For instance the work orders can be automatically read from your enterprise resource planning system into ubinam Tracking live platform.
  • We can set the user interface of ubinam Tracking live platform and the reports in your corporate design.
  • See more possibilities of adapting that developers have.
  • You need a customised solution? Feel free to ask for a free consulting.

Technical Data ubipress (App)

a female hand holding a smartphone
  • App for smartphones and tablets
  • Android OS V2.3 or higher
  • Locating via GPS, GSM and Wifi
  • Data flat rate for SIM card required
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